Использование общих папок (Public Folders) в Exchange 2003 для хранения контактов компании централизованно.

Работая в разных компаниях, я зачастую сталкивался с проблемой, что у людей в каких либо отделах возникали затруднения при работе с какими либо фирмами или поставщиками другого сотрудника или смежного отдела в связи с уходом последнего (отпуск или вообще из компании).
Приходилось открывать учетную запись сотрудника и давать доступ к его контактам в личной адресной книге.
Это было неудобно так как приходилось делать много телодвижений как на стороне сервера так и у сотрудника, кому понадобились контакты.
Но оказывается есть простое и элегантное решение данной проблемы не только на уровне одного отдела, но и всей компании в целом.
Итак начнем-с.

Для начала нам необходимо создать общую папку (Public Folder) которая и будет служить хранилищем наших контактов для централизованного использования.
1. Открываем Microsoft Outlook
2. Выбираем Public Folders
3. Правой кнопкой мыши нажимаем на Public Folders и выбираем » Создать новую папку»
4. В новом окне вводим название нашей папки, например «Central Company Contacts»
5. В строке Folder Contains из выпадающего списка выбираем «Contact Items» (Контакты)
6. Нажимаем ОК

Create Public Folder

Теперь, после создания мы должны сделать ряд манипуляций с этой папкой — таких как выставление разрешений на чтение, запись, удаление, изменение информации в этой папке.
Конечно, можно поставить всем и все, но тогда будет очень плохо, если кто нибудь по ошибке потрет данные в этой папке или по причинам конфиденциальности увидит контакты, которые ему видеть не следовало бы (спать не будет — будет ворочаться и на работу приходить невыспавшимся :) ).
Итак, нажимаем правой кнопкой мыши на “Central Company Contacts” (так мы вроде её назвали) и выбираем Properties из появившегося меню.

1. Выбираем вкладку Permissions (Разрешения), и теперь мы можем видеть текущие разрешения на эту папку.
2. Для того чтоб дать пользователям право только на просмотр контактов выбираем группу Default (По умолчанию) и из выпадающего списка ролей выдаем ей разрешение “Reviewer” (Обозреватель).
3. Так же нам надо запретить и спрятать эту папку от пользователей кто не прошел проверку и анонимных пользователей, для этого выбираем эту группу Anonymous (Анонимные) и из списка ролей выбираем “None” (нет доступа), а так же снимаем галочку напротив “Folder Visible” (Папка видна).
Ну вот мы выставили разрешения на папку для большинства пользователей, но как же пользователи, кто хочет хранить там контакты будут их туда добавлять?
Сейчас мы займемся и этим.
Лучше (как говориться Best Practics) управлять разрешениями на уровне групп, а не отдельных пользователей. Но это уже каждый выбирает для себя сам. И конечно лучше, чтоб эти группы имели свой адрес рассылки. Думаю как создавать такие группы ни у кого вопросов возникнуть не должно.
Итак создадим группу “Contact Managers”.
На группу можно выставлять любые разрешения — все зависит от того, что эта группа должна делать.
Ниже приведена таблица ролей и их разрешений:

Роль

Добавление

Удаление

Изменение

Создание подпапок

Автор без прав редактора

Да

Только свои

Нет

Нет

Автор

Да

Только свои

Только свои

Нет

Ответственный автор

Да

Только свои

Только свои

Да

Редактор

Да

Да – Все

Да – Все

Нет

Ответственный редактор

Да

Да – Все

Да – Все

Да

Здесь группе “Contact Managers” дана роль Editor (Редактор) — это им дает возможность управлять списком контактов, но не дает возможность создавать дополнительные уровни подпапок.

Roles

Ну теперь вроде все, и папки созданы, и расставлены необходимые разрешения.
Давайте теперь, чтоб не смущать пользователей, превратим папку в вид адресной книги как в Outlook.
Для этого нам необходимо просто перейти на закладку “Outlook Address Book” в свойствах нашей папки и убедиться что галочка “Show this folder as an e-mail Address Book” установлена.

View of Public Folder

Как только пользователь, которому разрешено добавлять контакты в эту папку заведет контакт — другие пользователи смогут им воспользоваться.
Это делается так:

При создании письма — пользователь должен нажать кнопку » Кому» и выбрать “Central Company Contacts” и из этого уже списка выбрать контакт который ему необходим.

Ну вот.
Теперь можно один раз помучаться и создать структуру общих папок с необходимыми разрешениями для хранения контактов компании. Это будет полезно как и ИТ сотрудниками так и пользователям компании.
Зато потом вопросы по поводу контактов и их доступности не будут возникать.

One Response to “Использование общих папок (Public Folders) в Exchange 2003 для хранения контактов компании централизованно.”

  1. Спасибо большое за статью, реально помогла при включении адресов всех представительств в общею адресную книгу!

Leave a Reply

*

Dansette

Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика